Новости

Организация документов для онкопациентов: что, как и когда хранить

Первое, что нужно сделать при постановке онкодиагноза, – завести «домашнюю» папку, а лучше органайзер для документов. Иначе можно запутаться во всех этих анализах, эпикризах, описаниях диагностики и консультациях. Но мало завести такую папку, надо еще и внутри организовать все так, чтобы было просто и быстро найти нужное.

Разбираемся с внутренней организацией органайзера

1. Отдельная папка с основными документами (можно копии некоторых документов): полис ОМС, СНИЛС, по социальной карте, справка о противопоказании или вакцинации, справка по инвалидности, анализ с группой крови, рецепты на лекарства – в органайзере все это можно положить в боковые кармашки.
2. Отдельная папка для снимков, дисков.
3. Папка для файлов по текущему. Безусловно, лучше сразу приобрести органайзер, так как документов соберется много, еще снимки/диски, потом документы после лечения, общие документы… В общем, лучше сразу порядочек.

А теперь про внутреннюю организацию папок

Лучше выбирать папки с металлическими пружинными скоросшивателями-кольцами. Так удобно будет доставать/вкладывать файлы с документами. Для дисков (с ПЭТ-КТ, маммографии и т.п.) – отдельную небольшую папочку-карман.

Файлы у тех, кто на активном лечении и кто уже прошел, будут разные.

Папки внутри:

1. Папка с основными документами.
2. Папка со снимками, дисками.
3. Папка с документами в период активного лечения (химиотерапия, операция, лучевая терапия, диагностика, эпикризы).
4. Папка с текущими обследованиями.
5. Папка с отчетными документами. Все файлы внутри папок надо подписать – вложить бумажки с названием, какие в этом файле документы.

Примеры внутренней организации папок

Файлы папок для проходящих лечение

Пример, какие файлы были у меня на лечении

1. Папка по лечению:

первые консультации;
анализы крови (складывать по порядку ближайшей датой сверху);
анализы мочи (такой же порядок);
биопсия, гистология, ИГХ;
молочные железы: маммография, УЗИ;
рентген, КТ, сцинтиграфия;
УЗИ органов брюшной полости и др.;
консультации специалистов (терапевт, хирург, гематолог и т.д.);
невролог и обследование ног (из-за полинейропатии);
операция (консилиум, выписной эпикриз);
химиотерапия (все выписные эпикризы);
лучевая терапия (все консультации и выписной эпикриз);
реабилитация (все консультации, выписной эпикриз);
справка по инвалидности (копия), ИПРА (+ протокол МСЭК, другие документы);
прочее (в том числе ответы на заявления).

2. Папка по отчетным документам (если будете оформлять налоговый вычет):

договоры по платным услугам, лицензии клиник
чеки по медуслугам;
чеки по лекарствам.

Файлы папок для прошедших лечение

К примеру, вот такие файлы и подписи к ним у меня:

1. Папка по прошедшему лечению:

выписные эпикризы;
лечащий онколог, консультации;
невролог, консультации (так как у меня полинейропатия);
гистология, ИГХ, генетика;
УЗИ молочных желез, маммография, заключения;
рентген, КТ, сцинтиграфия;
УЗИ матки, придатков; кольпоскопия;
ноги, исследования: УЗИ вен, ЭНМГ;
сердце: ЭКГ, ЭхоКГ;
УЗИ: органов брюшной полости, щитовидной железы, лимфоузлов;
консультации специалистов: онколог ЦАОП, радиолог, гематолог, хирург, терапевт и т.д.;
выписные эпикризы (операция, химиотерапия, лучевая терапия);
реабилитация (НИИ): эпикриз, консультации специалистов;
первые консультации;
справки по инвалидности прежние;
прочее (в том числе запросы и ответы на некоторые заявления).

Не храню анализы – показатели есть в выписных эпикризах. Из консультаций специалистов оставила только акцентные. Из частых обследований (например ЭКГ) оставила до начала лечения, на химии и после лечения. УЗИ по такому же принципу. Выписные эпикризы все (операция, химия, лучевая).

2. Папка по текущему:

анализы крови и мочи;
ноги (диагностика, консультации невролога);
сердце (ЭКГ, Холтер);
онколог, консультации;
диагностика по молочным железам;
генетика;
общая диагностика (УЗИ, консультации);
КТ, ПЭТ-КТ;
ИПРА, протокол МСЭК.

3. Папка по отчетным документам

Если вы собираетесь оформлять налоговый вычет (также сохраняете договоры, лицензии клиник, чеки или потом запрашиваете общим документом у клиник).

Примечание

У вас могут быть свои надписи и очередность файлов в папке – в зависимости от вашего состояния и акцентных осложнений онколечения. Порядок в файлах выбираете, какой вам удобней. Но если выберете папку со скрепляющими кольцами, то не имеет особого значения – с ней удобно и доставать, и вкладывать документы. Поиск облегчат вкладыши с надписями.

Другие виды организации и хранения документов

Электронные варианты:

1. ЕМИАС – но в ней будут отсутствовать документы по вашим обследованиям в других клиниках (например, не все частные клиники подключены к ней). Как вариант – закачивайте самостоятельно важные документы (там есть такая возможность).
2. Папки в облачных пространствах – можете создать папку, к примеру на Яндекс-диске, и закачивать туда оперативную информацию.
3. Письма – можно отправлять на свой же адрес нужные документы (фотокопии) и в почтовом ящике сохранять в отдельную папку. Только не забывайте писать в теме письма, что за документы отправляете, – иначе запутаетесь.
4. Флешка – принцип тот же, что и описала выше. Лучше сначала создать общую папку по здоровью и в ней подпапки: можно по датам, можно по области исследования (сердце, ноги и т.п.), можно по курсам (кто на химии) и т.д.

Не надейтесь на цифровые дубликаты – сохраняйте важные документы с подписями и печатями в бумажном виде. И дубляж важных документов в электронном виде – как удобный вариант, который всегда будет под рукой, если нужен какой документ. ❬❬❬